Foto: pexels

Seminggu setelah libur lebaran biasanya kantor diisi dengan agenda rapat. Tapi pernahkah Anda memikirkan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk rapat? Bukan cuma waktu yang berharga, tapi juga menyangkut nominal.  

Menurut riset yang dilakukan oleh pakar bisnis di Georgetown University seperti dikutip dari Harvard Business Review, rata-rata perusahaan melakukan tiga juta rapat setiap tahun. Kebanyakan para eksekutif menghabiskan 40 – 50% waktu bekerja mereka atau atau 23 jam per minggu, untuk rapat. 

Sayangnya tidak semua rapat menghasilkan sesuatu yang betul-betul berguna. 25% rapat dihabiskan untuk membicarakan hal yang tidak relevan dengan tujuan. Dan tak semua orang yang hadir dan duduk dalam ruangan antusias mengikuti rapat. Riset yang sama mengatakan, 90% orang yang ikut rapat mengaku sempat melamun di tengah rapat dan 73% melakukan pekerjaan lain saat rapat. Anda familiar dengan kondisi ini?

Sebuah rapat sesungguhnya penting dalam menentukan langkah perusahaan. Agar rapat  menjadi sebuah agenda yang produktif  coba terapkan konsep yang dicetuskan David Kelly, dosen di Stanford University dan founder IDEO. Yaitu dengan merancang rapat sebagai sebuah pengalamanan bagi siapapun yang ikut di dalamnya.

Mulai dengan memikirkan orang-orang yang terpengaruh oleh rapat itu. Siapa saja yang akan ikut rapat? Apa yang mereka butuhkan dari rapat itu? Siapa yang tidak berada dalam ruang rapat tapi akan ikut terkena imbas dari hasil rapat, dan apa yang mereka butuhkan? Meski ini adalah rapat rutin mingguan, selalu lakukan pendekatan ini. Bahkan sebisa mungkin Anda mencari tahu dengan berbicara atau berkomunikasi lewat surat elektronik untuk mengetahui harapan dan kebutuhan anak buah Anda. 

Pendekatan personal akan membangun kepercayaan anak buah pada Anda, membuat peserta rapat lebih merasa terlibat, bahkan bisa mengungkap masalah yang selama ini tidak Anda ketahui. Perasaan berharga dalam sebuah tim akan mendorong orang untuk mau berkontrbusi untuk kemajuan perusahaan.

Setengah melakukan observasi, selanjutnya tentukan apa tujuan dan hasil yang ingin dicapai dari rapat. Pikirkan apa yang akan dirasakan dan didapat oleh orang-orang? Ungkapkan apa yang ingin capai pada peserta rapat sehingga mereka dapat ikut menjaga ritme rapat agar tetap produktif. Sebuah tujuan yang jelas akan membuat orang merasa rapat itu ada gunanya dan mau berpartisipasi aktif, tidak sekadar setor muka.

Selanjutnya, buat skenario rapat. Seperti menggunakan Google map, setelah menentukan tujuan Anda perlu menentukan rute perjalanan untuk mencapat tujuan itu. Mana rute yang tercepat? Apa yang bisa membuat rute itu lebih menarik? Menggunakan video? Menampilkan grafik dan gambar-gambar menarik? Mungkin Anda harus  melakukan usaha lebih untuk membuat rapat tetap fun, tapi percayalah, hasilnya sepadan. Karena selain mendapatkan hasil yang diinginkan, rapat juga sangat penting untuk membangun semangat positif dalam sebuah tim.

Nah, tinggal praktikkan. Agar anak buah Anda tak terkaget-kaget, mungkin Anda bisa melemparkan draft agenda rapat kepada peserta yang akan hadir.  Perubahan alur dan pendekatan rapat akan ikut mengubah perilaku peserta rapat. Setelah terbiasa dengan alur ini, diharapkan rapat akan berjalan lebih cepat dan efektif, serta tak perlu terlalu sering. Dengan begitu karyawan bisa lebih produktif dalam bekerja. Selamat mencoba. (f)

Baca Juga:

Bukan Cuma Menteri Sri Mulyani, Jabatan Tertinggi Wanita Dalam Perusahaan Paling Banyak di Bagian Keuangan
Selamat Datang di Dunia Kerja yang Baru
4 Pelajaran Penting Yang Harus Diketahui Manajer