Foto: 123RF
Pukul 11.00, Andia menghentikan pekerjaannya, dan masuk dapur untuk menyiapkan makan siang. Beres memasak, ia kembali sibuk di depan laptop-nya. Pukul 16.00, ketika anak-anaknya pulang sekolah, Andia menutup laptop-nya. Selesai sudah pekerjaan hari ini. Semua deadline-nya pun terpenuhi. Ia kembali disibukkan dengan urusan rumah tangga setelah seharian sibuk dengan pekerjaannya sebagai IT programmer.
Tidak hanya Andia, kini banyak orang kantoran yang tidak harus bekerja di kantor. Mereka bukan freelancer yang hanya bekerja ketika ada proyek, dan bisa bekerja untuk siapa saja. Mereka adalah karyawan sebuah perusahaan yang menawarkan skema bekerja yang fleksibel (flexible work arrangement) tanpa harus datang ke kantor, seperti telecommuting. Menurut dictionary.com, telecommuting adalah bekerja di rumah atau di mana saja, menggunakan komputer yang terhubung dengan kantor tempatnya bekerja.
Contoh lain adalah Hardy (30). Pekerjaannya sebagai sales di sebuah perusahaan riset teknologi membuatnya jarang berada di kantor. Bahkan, dalam seminggu mungkin ia hanya sekali ke kantor ketika ada meeting wajib untuk update pekerjaan yang sebenarnya bisa ia lakukan lewat aplikasi yang disediakan perusahaannya.
Menurut Hussein Samy, Country Manager Human Resources IBM Indonesia, kebijakan bekerja tanpa harus hadir di kantor sudah diterapkan di IBM di seluruh dunia sejak 20 tahun lalu. “Meski saat itu implementasinya terbatas pada bagian sales, yang justru kami dorong mereka banyak di luar bersama klien. Saat itu kami sudah membekali mereka tools untuk bekerja, seperti laptop,” jelasnya.
Setelah tim sales, sistem kerja ini kemudian diterapkan pada technical supporting team, lalu konsultan. Hingga akhirnya merata ke tiap bagian, yang penting mereka bisa bekerja dari mana saja. “Termasuk bagian akuntansi, keuangan, administrasi, atau human resource pun tidak tiap saat perlu ada di kantor. Yang harus ia lakukan adalah mengatur pekerjaanya, dan sudah bersepakat dengan manajernya,” Samy menambahkan. Yang pasti, selama mereka di rumah, harus bisa dikontak tiap saat.
Mengapa IBM menerapkan work arrangement ini? “IBM melihat bahwa cara kerja fleksibel ini sebagai langkah meningkatkan keseimbangan work and life, meningkatkan produktivitas, juga kesuksesan perusahaan dan karyawan itu sendiri,” jelas Samy. Apalagi saat ini kita bekerja dalam tingkatan global yang dengan bantuan teknologi pekerjaan dapat (dan harus) dilakukan tanpa terikat tempat dan waktu. “Yang utama dalam mengerjakan suatu pekerjaan adalah tercapainya tujuan untuk dapat menjawab kebutuhan klien kami,” tambah Samy.
Sejalan dengan IBM, sebuah penelitian yang dilakukan oleh Nicholas Bloom dari Stanford University pada tahun 2013 bisa menjadi bukti. Selama 9 bulan Nicholas mempelajari sebuah perusahaan travel center di Tiongkok bernama Ctrip. Hasilnya menunjukkan, ternyata karyawan Ctrip yang bekerja dari rumah menerima 13,5% lebih banyak permintaan dibanding karyawan yang bekerja di kantor. Penyebabnya, telecommuting menciptakan ekstra waktu bekerja bagi karyawannya tiap hari dan adanya perubahan pemandangan dan suasana. Hal ini diperkuat oleh hasil penelitian University of Texas, Austin, bahwa ternyata telecommuters bekerja 5 - 7 jam lebih lama dibanding temannya di kantor.
Hal ini diakui oleh Adwi Yudiansyah, praktisi public relations dan pendiri Praxis PR. “Dulu saya bekerja di agensi PR yang mengharuskan saya di kantor dari pukul 9 pagi hingga 5 sore, yang menurut saya kurang efektif. Maka, ketika membangun Praxis, saya memikirkan sesuatu yang ideal,” jelasnya. Apalagi, menurutnya, pekerjaan PR pada dasarnya bukan di kantor.
“Ketika ada konsultan yang harus mengawal event hingga pukul 11 malam, masa dia harus di kantor lagi pukul 8 pagi? Pada akhirnya saya membebaskan mereka bekerja dari rumah,” tambah pria yang biasa dipanggil Awi ini.
Menurut Tuti Indra Fauziansyah, konsultan karier, telecommuting bisa dikatakan gampang-gampang susah untuk dijalankan. Tidak semua jenis pekerjaan bisa diselesaikan dengan pendekatan ini. “Meski, kalau melihat kondisi lalu lintas di kota-kota besar saat ini, kebijakan itu memang bisa menghemat banyak waktu dan energi yang terbuang,” imbuhnya.
Sependapat dengan Tuti, Awi mengatakan, “Lebih efektif daripada dipaksa datang ke kantor, dengan mood yang jelek gara-gara macet dan stres menghadapi perilaku pengendara di jalan,” ujarnya.
IBM pernah mengadakan engagement survey, antara pekerja yang mobile dan yang bekerja di kantor. Ternyata hasilnya berimbang. “Karena itu, so far pengaturan tersebut tetap kami pakai sampai sekarang,” kata Samy.
Tak dipungkiri, untuk mengakomodasi pengaturan kerja seperti ini, perusahaan pun harus siap. “Termasuk skema kerja dan sistem yang mendukung,” jelas Tuti.
Mengaku seorang yang results oriented bukan process oriented, Awi membagi pengaturan kerja dalam beberapa skema, khususnya untuk level tertentu, yaitu konsultan. Pertama, yang sepenuhnya bekerja dari rumah, yaitu konsultan yang bertanggung jawab terhadap media sosial dan internet. Ia hanya perlu sesekali datang ke kantor kalau ada rapat. “Presents mereka bukan di kantor. Tapi, mereka harus stay online dan keep track akan berita-berita klien. Ada klien yang media sosialnya aktif seperti jam kerja, ada juga yang tak henti selama 24 jam. Inilah yang harus dipantau,” jelas Awi.
Yang kedua adalah konsultan biasa. Mereka bisa memilih bekerja dari rumah di saat-saat tertentu, atau baru ke kantor di siang hari. Untuk level junior, mereka masih harus belajar, jadi tetap harus ke kantor. Namun, untuk orang-orang yang pekerjaannya berurusan dengan accounting, pajak, GA, dan administrasi, tetap harus ke kantor.
IBM, menurut Samy, tidak memiliki work arrangement yang mengikat, tapi mereka memiliki panduan dalam menerapkan pengaturan kerja ini. “Flexible work arrangement ini bukan hak atau pemberian untuk karyawan, namun boleh digunakan untuk kepraktisan dan keperluan tertentu,” Samy menjelaskan.
Di sinilah teknologi akan sangat membantu. Sebagai global company, IBM bekerja dengan orang-orang di luar Indonesia yang sangat terintegrasi. Misalnya, A tinggal di Jakarta, sementara atasannya ada di Taiwan. Atau B karyawan di Indonesia, tapi ia bekerja untuk negara-negara Asia Pasifik.
“Atau seseorang lingkup kerjanya di seluruh dunia. Ia tak perlu ada di kantor bahkan tak punya meja di sini karena ia justru lebih mudah berhubungan dengan negara-negara yang menjadi tanggung jawabnya dari rumah karena jamnya yang berbeda-beda. Bisa saja ia harus melakukan conference call pukul 11 atau 12 malam,” Samy menambahkan.
Sebagai perusahaan teknologi, IBM juga menyediakan aplikasi-aplikasi yang wajib dimiliki semua karyawannya. “Semua keperluan pekerjaan bisa diakses dari mana pun. Approval cuti, learning tools, calendar, chatting, administrasi, dan banyak lagi.
Sementara di Praxis, Awi menjelaskan bahwa komunikasi bisa melalui WhatsApp. “Kami juga punya BaseCamp, yaitu aplikasi yang memuat detail semua proyek dan to do list-nya. Misalnya, proyek A, yang harus dikerjakan adalah a,b,c,d. Lalu, kalau ada yang mengerjakan dan sudah selesai, dia update, maka akan ada notifikasi sehingga yang lain akan mengetahuinya,” Awi menjelaskan. Basecamp ini juga digunakan saat meeting mingguan. Proyek apa yang sedang berjalan, sudah sampai mana prosesnya, siapa yang mengerjakan, dan lain sebagainya.
Namun, menurut Samy, sebagai divisi HRD, ia sebenarnya melihat bahwa pengaturan kerja seperti ini bisa diterapkan di banyak perusahaan, tak selalu perusahaan teknologi atau konsultan. “Saya rasa sudah cukup banyak yang melakukannya. Meski tak seekstensif IBM. DI perusahaan manapun bisa, tergantung jenis perusahaannya, pekerjaannya, rolenya, budayanya. Apalagi jika perusahaan itu sudah berbudaya paperless,” jelas Samy panjang lebar.
Namun, meski membuat proses kerja lebih simpel, Chitrawati Juganda, Senior Manager Financial Services, Accenture, yang kantornya juga menerapkan kebijakan remote working menganggap tatap muka secara fisik tetap penting. Terutama, jika ia dan rekan harus membahas isu besar atau sensitif. Ia lebih percaya diri menghadapi lawan bicara karena bisa merasakan langsung suasana hati dan kondisi dari body language-nya. “Saya merasa insting saya lebih bekerja,” ungkapnya.
Begitu pula dengan Kooswardini Wulandari, Communications Manager Opera Indonesia “Remote working juga membuat saya merasa kesepian. Sebab, saya dulu terbiasa dengan office gathering, outing, makan siang bersama, dan lain-lain. Untuk itu, saya mewajibkan diri keluar rumah tiap hari untuk apa saja,” jelasnya.
Tuti menjelaskan, “Segala sesuatu pasti ada positif dan negatifnya, begitu juga dengan kebijakan ini. Positifnya, selain efektif, karyawan bisa memiliki kebebasan dalam menggunakan waktunya. Keuntungan lain bagi perusahaan adalah bisa menekan biaya operasional, sewa ruang, listrik, dan operasional lainnya.”
Bagi Awi, manfaat yang terasa adalah karyawan jadi terbiasa mengelola waktu mereka sendiri. “Ketika mereka punya tanggung jawab, dengan sendirinya mereka bisa mengendalikannya,” ujarnya. “Namun, bekerja di rumah berpotensi membuat perhatian kita terpecah pada kegiatan lain yang mungkin kurang produktif. Dan bagi yang belum sepenuhnya mandiri, bisa jadi malah membuat mereka merasa tidak mampu menyelesaikan tugasnya,” Tuti menjelaskan. Karena itu, disiplin dan tanggung jawab kerja menjadi aspek yang sangat penting.
Bagi pekerja yang sudah sangat cocok dengan pekerjaan, mungkin sistem ini tidak terlalu menghambat produktivitas. “Tapi, kalau jenis pekerjaan kurang menarik, atau kurang mengundang intensi seseorang, ini bisa berbahaya terhadap konsentrasinya. Ia menjadi mudah terganggu,” tambah Tuti. Menurut Samy, penerapan kebijakan ini tak sulit dilakukan bila perusahaan memastikan tiap karyawan tahu ekspektasi perusahaan, memiliki informasi, skills dan tools untuk menjalankan pekerjaannya. “Kami juga memberikan kepercayaan kepada mereka untuk memberikan hasil kerja yang diharapkan. Hal ini sesuai dengan salah satu nilai perusahaan kami: ‘trust and personal responsibility in all relationships’.
Untuk itu, Awi juga selalu menekankan kepada karyawannya, jika bekerja secara remote, maka seseorang harus memiliki kemampuan mengelola waktu dan harus selalu bisa dihubungi.
Menurut Tuti, ada beberapa hal yang harus diingat jika Anda siap mengikuti perencanaan kerja seperti ini. Pertama, Anda harus bisa menyisihkan jam kerja yang tidak boleh diganggu hal lain. Misalnya, pukul 8 -12 pagi, tidak boleh diganggu hal lain selain pekerjaan. Kedua, menjaga supaya tetap profesional dengan menyelesaikan target yang ditetapkan, dan ketiga, bisa dikontak oleh kantor dengan mudah, jangan saat jam kerja tidak bisa dihubungi.
Keempat, ia harus seorang good teamplayer. Harus mengerti kaitan pekerjaannya dengan pekerjaan orang lain. Usahakan untuk tidak menghambat pekerjaan orang lain.
“Singkatnya, IBM berpendapat bahwa pekerjaan adalah sesuatu yang dikerjakan, bukan bergantung pada tempat mengerjakannya. Suksesnya suatu pekerjaan bergantung pada seberapa besar fokus kita pada hasil yang harus dicapai, dan kemampuan untuk mengukur progres pencapaiannya,” jelas Samy. Yang pasti kinerja bagus atau tidak bagus, tiap orang memiliki penanganan berbeda sesuai dengan key performance indicator (KPI) masing-masing. Tiap orang memiliki goals dan key responsibilities yang berbeda-beda.
Di Praxis PR, menurut Awi, tidak ada KPI secara umum, namun ada kriteria yang harus dipenuhi di level tertentu. Sepanjang kriteria itu dipenuhi, semua jalan saja,” imbuh Awi.
Bagaimana jika ada yang ‘bandel’? Awi mengakui, ia bersyukur hingga kini belum ada karyawannya yang menyalahgunakan sistem kerja ini. “Karena kami memercayai mereka,” katanya. Pada akhirnya trust menjadi sebuah tanggung jawab. Ketika seseorang mendapat trust, berarti dia harus membuktikan bahwa dia bisa bertanggung jawab.
Di IBM, menurut Samy, meski aturan ini sudah berjalan selama 20 tahun, kecil sekali presentasinya. Namun, kalau ada yang menyalahi trust, seperti tidak bisa dikontak sama sekali atau tidak ada keterangan yang jelas, maka pelan-pelan trust-nya akan dicabut, ia diminta bekerja di kantor dulu. “Manajernya punya kewajiban menegurnya. Ia bisa melakukannya lagi, sampai bisa menunjukkan trust ini terjalin,” jelas Samy. (f)
Baca juga:
Saat Terjebak Rantai Korupsi di Kantor
3 Keahlian Dasar yang Penting untuk Mengembangkan Karier di Tahun 2017
6 Strategi Sukses Merebut Beasiswa dari Abellia Anggi, Peraih 12 Beasiswa dan Fellowship
Topic
#TipKarier
