Foto: Fotosearch

Zaman dulu, si pembawa pesan kerap direnggut nyawanya jika si penerima pesan tidak suka dengan kabar buruk. Sekarang, sih, sudah tidak begitu lagi. Tapi, menyampaikan kabar buruk tak terhindarkan. Keuntungan perusahaan yang turun drastis, pemotongan gaji dan tunjangan, pembatalan proyek, bahkan pemutusan hubungan kerja jadi kabar buruk yang hadir di antara rutinitas kita.

Dalam perjalanan kariernya, setiap manajer pasti akan kebagian giliran harus menyampaikan kabar buruk kepada timnya. Entah itu soal kehilangan klien besar, memutus kontrak dengan staf, atau menyampaikan kebijakan baru perusahaan yang berpotensi memicu ketidaknyamanan bagi karyawan. Hal itu akan lebih sulit jika Anda tidak setuju dengan keputusan perusahaan yang akan Anda sampaikan.

Di titik ini, sebagai manajer Anda berada pada posisi terjepit, memihak perusahaan atau memihak karyawan. Joshua Margolis, professor administrasi bisnis dari Harvard Business School mengatakan, hal itu wajar terjadi saat Anda memegang peran manajerial. Menyelaraskan keduanya bukan hal mudah. Tapi, setidaknya ini yang bisa Anda lakukan untuk tidak memperburuk situasi.

Baca juga: Wajib Tahu, Ini 4 Hak Karyawan yang Mengundurkan Diri

1/ Siapkan diri dengan data dan fakta
Sebelum mengumumkan, pastikan Anda tahu proses di balik pengambilan keputusan tersebut, siapa saja yang sudah diajak bicara oleh perusahaan, dan pilihan apa saja yang sempat dibicarakan, serta apa hasil yang diharapkan perusahaan dari keputusan tersebut. Jika menurut Anda keputusan tersebut tidak logis, sebaiknya tanya kembali pada pihak pengambil keputusan. Bukan tak mungkin, pertanyaan yang sama akan muncul dalam audiensi Anda dengan tim.
 
Pilih waktu yang tepat. Jangan menyimpan sendiri kabar buruk yang akan memengaruhi nasib tim Anda. Segera sampaikan, apalagi jika mereka harus menyiapkan tindakan antisipasi terhadap efek kabar tersebut. Misalnya, ada pemotongan anggaran asuransi kesehatan dari kantor. Setelah mendapat kabar tersebut, karyawan bisa punya waktu untuk mencari asuransi pengganti.

2/ Perhatikan bahasa tubuh
Meski tampak sepele, bahasa tubuh sangat menentukan orang akan percaya apa yang kita sampaikan atau tidak. Saat menyampaikan kabar buruk, seseorang cenderung merasa tidak nyaman. Hal ini bisa muncul tanpa sadar lewat gestur tubuh, misalnya bahu yang merosot (karena Anda juga lemas mendengar berita tersebut), menghindari kontak mata dengan staf, atau gelisah (mengetuk-ngetukkan jari ke meja, memainkan rambut, menggaruk-garuk tangan). Akibatnya, pesan Anda bisa disalahartikan.
Pastikan Anda bisa menyampaikan kabar tersebut dengan sikap empati dan peduli. Jangan melebih-lebihkan atau mengurangi. Fokus pada inti masalah dan jelaskan alasan di balik pengambilan keputusan itu. Gunakan kalimat tegas, seperti: Perusahaan sudah memutuskan…

3/ Jelaskan dengan detail
Sebuah penelitian di Columbia University mendapati bahwa seseorang cenderung mudah menerima sebuah kabar buruk, jika ia yakin bahwa proses pengambilan keputusannya jelas dan rasional. Ini disebut juga procedural fairness. Jadi sangat penting jika Anda bisa menjelaskan detail proses di balik keputusan tersebut.

Di sisi lain, Joshua menyarankan agar para manajer tidak perlu berbagi pendapat pribadi tentang keputusan perusahaan tersebut. Sikap seorang manajer sangat berpengaruh pada karyawan. Kalau Anda saja sebagai manajer bisa mengatakan, “Sepertinya keputusan ini tidak benar,”  tim Anda bisa dengan mudah menjadikannya amunisi untuk memprotes. Dan jangan heran bila setelahnya, banyak yang menyatakan kesal dan tidak bahagia dengan keputusan tersebut.
Jika secara pribadi Anda juga merasa kecewa dan tidak setuju, sampaikan dengan hati-hati agar tidak merusak kredibilitas Anda di depan tim. Misalnya, Memang ini bukan keputusan ideal, tapi untuk saat ini perusahaan harus melakukannya dan akan mengevaluasi dampaknya dalam beberapa waktu mendatang.

Baca juga: 5 Kesalahan Umum Karyawan Saat Berhenti Kerja

4/ Dengarkan reaksi karyawan
Terimalah apa pun reaksi tim Anda, walaupun akan terasa tidak nyaman. Dengarkan respons dan serap emosi mereka, baik kemarahan, kekagetan, atau kesedihan. Jangan mengundang perdebatan dengan menyatakan sikap Anda (ketidaksetujuan atau kekecewaan). Biarkan tim Anda mengendapkan kabar buruk itu selama beberapa waktu, lalu Anda bisa membantu mereka mencari solusi terbaik untuk masa mendatang. Ingat, jika mereka kecewa, mereka butuh dukungan penuh Anda.
Sudah siap jika harus menyampaikan kabar buruk pada tim? (f)

Rahma Wulandari