Di era digital, penggunaan e-mail dan media sosial untuk berkomunikasi dengan kolega telah menjadi bagian yang tak terlepaskan dalam bekerja sehari-hari. Berdasarkan survei yang diadakan McKinsey Global Institute tahun 2012, seorang pekerja menghabiskan 2,6 jam waktunya dalam sehari atau 28% waktu kerjanya untuk mengirim dan membalas e-mail. Agar tidak menimbulkan miskomunikasi, ada etika yang harus ditaati. Berikut ini saran Sylvina Safitri, konsultan karier dari lembaga konsultasi sumber daya manusia, EXPERD Consultant.1. Bawa Citra Kantor
Menurut Sylvina, prinsip pertama yang perlu Anda pegang ketika menggunakan e-mail kantor adalah Anda membawa nama baik perusahaan. Berbeda ketika menggunakan e-mail pribadi, di mana Anda bisa bebas berekspresi dan menjadi diri sendiri. Sebaliknya, saat menggunakan e-mail kantor, Anda harus ingat image apa yang harus dibawa oleh perusahaan Anda.
“Misal, jika Anda bekerja di bidang perbankan, penggunaan bahasa formal, sapaan Bapak atau Ibu, wajib hukumnya. Bahkan, anak kuliah pun tetap disapa dengan sapaan formal sesuai standar prosedur yang telah ditetapkan. Hal ini mungkin akan berbeda jika Anda bekerja di bidang lain,” ujar Sylvina.
Selain itu, penggunaan bahasa ditentukan pula oleh maksud dan tujuan e-mail yang Anda kirim. Apakah menyampaikan informasi, mempersuasi orang lain, atau mengajak internal gathering di kantor. Untuk urusan pekerjaan, misalnya memberi informasi kepada klien, sebaiknya menggunakan bahasa formal. Namun, untuk acara internal kantor, Anda boleh saja menggunakan bahasa yang lebih ringan, asalkan sesuai dengan budaya perusahaan Anda.
2. Beri Judul Subjek Lebih Spesifik
Sebelum Anda merasa kecewa mengapa e-mail Anda tidak segera mendapat respons, sebaiknya koreksi terlebih dulu apa kesalahan yang Anda buat. Pertama, cek apakah Anda sudah mencantumkan subjek e-mail lebih spesifik, terdiri dari maksud konten dan tujuannya. Jangan hanya menulis Hi! atau From Dewi, penerima akan mengabaikan pesan karena tidak ada tujuan yang ingin disampaikan. Jika ada kepentingan e-mail tersebut darurat beri tanda flag atau urgent.
3. Jangan Asal Pilih Bentuk Huruf
Mulailah dengan memilih font yang mudah dibaca. Hati-hati menulis dengan menggunakan huruf kapital. Penerima e-mail bisa menganggap Anda berteriak, bersikap dominan, dan marah kepada Anda. “Pakailah huruf kapital untuk menekankan tanggal, lokasi, ruangan, agar mudah diingat oleh penerima,” ungkap Sylvina.
4. Minta Maaf Cukup Sekali
Apabila Anda melakukan kesalahan dalam pekerjaan, cukuplah minta maaf sekali saja di e-mail. “Mengucapkan kata maaf berulang kali, selain tidak perlu juga membuat Anda kehilangan self esteem dan kredibilitas. Anda justru terlihat tidak profesional dalam mengerjakan tugas,” jelasnya. Jika kesalahan cukup besar, jangan diselesaikan hanya melalui e-mail. Sebaiknya Anda bertemu langsung dengan atasan atau kolega yang bersangkutan.
Selain minta maaf, ucapan terima kasih juga sebaiknya tak perlu berulang kali. Cukup sekali saja, namun sebutkan dengan rinci apa peran orang tersebut dalam keberhasilan pekerjaan Anda.
5. Perhatikan CC dan Reply All
Hati-hati menggunakan fitur Reply All karena bisa menimbulkan bahaya. Perhatikan apakah isi e-mail Anda itu ditujukan untuk semua penerima atau hanya satu penerima. Misalnya, atasan mengirimi Anda e-mail untuk menanyakan feedback dari Anda. Bisa saja atasan Anda mengirimkan e-mail ke banyak orang untuk menanyakan feedback dari masing-maisng bagian. Dalam kondisi seperti ini, Anda harus benar-benar memperhatikan apakah informasi yang diminta bisa Anda sampaikan ke semua orang yang ada di daftar e-mail tersebut, atau hanya kepada atasan Anda.
Jadi, sebaiknya periksa dua kali sebelum membalas sebuah e-mail. Anda tentu tidak ingin informasi penting yang Anda berikan dibaca oleh orang lain yang tidak berkepentingan. Hal ini bisa menjadi bumerang bagi Anda, di kemudian hari.
Fitur CC dalam e-mail berguna sebagai konfirmasi e-mail tersebut sampai kepada penerima dan diketahui oleh orang-orang yang berkaitan. Misal, Anda mengorder sebuah pekerjaan ke divisi lain, penting untuk menyertakan CC di e-mail tersebut kepada atasan Anda dan juga atasan divisi lain yang dituju. Ini sifatnya memberikan informasi.
Hal yang tidak boleh dilakukan dalam menyertakan CC e-mail adalah ketika e-mail berisi teguran terhadap rekan kerja atau bawahan, Anda CC-kan kepada atasan. Etikanya, menegur rekan kerja atau bawahan sebaiknya disampaikan kesalahannya secara langsung. Ini penting dilakukan untuk menjaga ‘muka’ orang tersebut di hadapan orang lain. Kalau ingin mengoreksi kesalahan agar tidak terulang pada orang lain, boleh saja, asal tidak bernada menyerang siapa pun.
6. Bijak dengan Emoticon
Tak bisa dipungkiri, terkadang tulisan yang kita sampaikan dalam e-mail bisa disalahartikan oleh penerima. Sehingga, Anda pun merasa perlu untuk menambahakan emoticon guna memperkuat maksud dan tujuan Anda. Tapi perlu diperhatikan, penggunaan emoticon tidak boleh dilakukan sembarangan. Menurut Sylvina, sebaiknya emoticon hanya digunakan di dalam e-mail yang Anda kirim kepada kolega atau rekan kerja yang sudah Anda kenal dengan baik.
Begitu pula jika Anda memiliki masalah pribadi dengan seorang rekan kerja, sebaiknya diselesaikan langsung secara face to face, bukan melalui e-mail. Meskipun Anda menyampaikan keluh kesah dalam tulisan yang disertakan emoticon untuk memperjelas maksud Anda, hal ini tidak akan membantu menggambarkan apa yang Anda rasakan sesungguhnya. Ingat, dalam e-mail unsur komunikasi yang ada hanyalah teks, tidak ada intonasi dan gesture. Agar masalah tak berkepanjangan, sebaiknya selesaikan secara langsung, bukan melalui e-mail.
7. Ingat, e-mail sifatnya tidak private
E-mail kantor adalah aset perusahaan yang konten datanya dapat ditarik, diperiksa, dan dapat digunakan secara hukum oleh perusahaan. Anda harus berasumsi bahwa informasi yang dikirim melalui e-mail tidak private, melainkan dapat dilihat oleh atasan, bahkan CEO Anda. Ingat, e-mail dapat di-forward ke orang lain dan pada akhirnya menyebar ke banyak orang, sehingga ada orang yang bukan penerima dapat membaca isi e-mail Anda. Maka, hindari mengirimkan e-mail yang sifatnya gosip atau menjelek-jelekkan atasan dan perusahaan. Anda bisa tersandung masalah nantinya.
Daria Rani Gumulya
