Strategic Planning, Monitoring and Evaluation Officer, UNFPA (United Nations Population Fund)
“Semua Staf adalah Aset”
Bagaimana program learning session berjalan di perusahaan Anda?
Learning session jadi program di kantor kami sejak beberapa tahun lalu, dikelola oleh divisi saya. Learning session ini diadakan setidaknya 12 kali dalam satu tahun dengan fleksibilitas waktu, mengingat kesibukan tiap orang di kantor yang sering harus mendadak rapat dengan mitra kerja, yaitu pemerintah seperti Bappenas dan yang lainnya. Format programnya sangat kasual, durasinya satu jam, lebih banyak diisi tanya jawab agar interaktif.
Apa manfaat yang diharapkan dari program ini?
Tak lain karena kami makin menyadari pentingnya knowledge management atau manajemen pengetahuan untuk organisasi. Bukan cuma untuk membuat publikasi atau menulis buku, tapi juga penting untuk internal, yaitu untuk proses pembelajaran para staf. Jadi, setelah program selesai, membuat laporan dan evaluasi, bukan berarti tugas berakhir. Kini kami merasa perlu untuk sharing karena ilmu yang didapat dari pengalaman itu tidak ada yang sia-sia. Kami ingin menguatkan budaya belajar tim internal sebelum kami sharing ke eksternal, misalnya dengan mitra kerja. Agar sama-sama belajar dan pada akhirnya program pembangunan bisa berjalan baik.
Apa saja topiknya?
Kami memiliki siklus program selama 5 tahun. Sebelum program dimulai, kami mengadakan survei internal untuk mengetahui topik-topik yang menarik untuk mereka. Topik bisa berkaitan dengan program, misal isu kependudukan, HIV/AIDS, KB, atau kesehatan ibu dan anak. Ketertarikan staf kami terhadap isu terkait membuat materi yang dibagikan bisa lebih detail.
Namun, kami juga terbuka dengan isu lain, misal topik operasional seperti kontrak konsultan atau petugas lapangan, administrasi atau penganggaran. Kami juga pernah membahas fotografi karena staf yang bertugas di lapangan tidak bisa tergantung pada fotografer. Sharing itu diharapkan bisa membuat staf memaksimalkan smartphone atau kamera kantor untuk mengambil foto yang memiliki news value untuk laporan dan publikasi program.
Siapa yang bisa jadi narasumber?
Semua staf adalah aset dan bisa memberikan manfaat bagi rekan-rekannya. Karena itu, semua staf bisa jadi narasumber asalkan wawasan dan pengalamannya relevan dengan isu yang akan dibahas, tidak terkait hierarki atau tingkat pendidikan. Pengalaman seseorang juga berharga, nilainya tidak kalah dengan pendidikan formal. Misal, staf IT bisa share tentang manajemen e-mail. Staf dengan latar belakang kedokteran bisa jadi narasumber untuk isu kesehatan secara umum. Bagi staf yang baru saja mendapat pelatihan, baik internal maupun eksternal, wajib hukumnya untuk share dengan rekan.
Ada narasumber eksternal?
Ada. Kami pernah mengundang movie director yang membuat film mengenai human trafficking. Setelah menonton film itu, kami mendiskusikannya. Kami juga pernah mengundang para peneliti yang sedang bekerja untuk badan PBB atau World Bank yang relevan dengan lingkup kerja kami. Kadang-kadang, kami ‘menarik’ tamu yang datang ke kantor jika ia memang memiliki wawasan menarik. Yang pasti, semua narasumber bersifat voluntary. Ternyata, banyak sekali orang yang mau berbagi ilmu, meski tanpa imbalan.
Bagaimana reaksi staf terhadap program ini?
Tiap kali sharing session, kami memberikan feedback sheet yang harus diisi. Banyak yang mengatakan berguna banget. Tetapi, soal komitmen kehadiran itu menjadi masalah lain. Tiap staf kantor kami yang berjumlah 40-an orang memang diharapkan hadir di tiap acara. Tapi, terkadang deadline dan meeting mendadak bisa jadi kendala. Karena itu, waktu pengadaan program ini sangat fleksibel, menyesuaikan jadwal sebagian besar staf. Targetnya, 80% staf bisa hadir. Bahkan, pimpinan tertinggi kami di sini pun selalu menyempatkan diri hadir di tiap sharing session.
