Sesungguhnya, salah satu tujuan delegasi adalah untuk mengurangi stres Anda sebagai atasan. Tapi terkadang, mendelegasikan tugas justru bisa menimbulkan masalah baru, karena Anda harus mengajari, memonitor, dan menunggu hasil pekerjaan dari bawahan yang Anda beri delegasi. Jangan khawatir, ini sebetulnya bisa dihindari, jika Anda melakukan proses delegasi dengan tepat dan bertahap.
Sebagai seorang atasan, Anda juga tidak bisa memberi tugas yang berat dan wewenang yang besar sekaligus, karena tiap tugas yang didelegasikan memiliki risiko kegagalan. Untuk meminimalkan risiko, Anda bisa mulai dari tugas-tugas yang sifatnya rutin dan berisiko rendah. Seorang bawahan kan perlu beradaptasi dan belajar hal baru. Atasan juga harus bisa memahami jika ada kesalahan yang dilakukan bawahan. Karena itu, dalam proses delegasi, atasan tidak boleh lepas tangan.
Mungkin delegasi bukanlah tugas yang enak di awal, deg-degan-nya pasti ada, repot, dan harus meluangkan waktu ekstra untuk mengajari, memantau, maupun mengevaluasi. Tapi, jika Anda bisa melakukan pendelegasian dengan baik, Anda bisa menikmati hasilnya nanti.
Coba libatkan bawahan dalam pekerjaan Anda sedikit demi sedikit. Utari memberi contoh, “Jika pekerjaan Anda di bidang penjualan, coba ajak bawahan untuk ikut saat negosiasi dengan klien. Atau, ajak bawahan untuk melihat Anda melakukan presentasi agar ia bisa melihat seperti apa tugas yang akan didelegasikan kepadanya.” kata Utari Dewi Astuti, konsultan pakar dari LBH/DBM Iradat, sebuah lembaga sumber daya manusia.
Setelah itu, biarkan bawahan melakukan pekerjaan Anda, tapi masih Anda dampingi. Lakukan ini sampai kepercayaan Anda kepadanya penuh dan bawahan pun sudah siap. Dengan begitu, tingkat stresnya pun lebih rendah daripada langsung memberikan delegasi penuh.
Anda juga harus ingat, bukan cuma bawahan Anda yang perlu mempersiapkan diri, Anda pun harus siap. “Seorang atasan juga harus siap jika bawahannya bertanya. Kadang-kadang, seorang atasan menyibukkan diri, saat mau ditanya, ia tidak pernah ada. Tapi, begitu ada kesalahan, ia cuma marah. Anda harus sadar, di fase ini, bawahan Anda masih membutuhkan dukungan atasannya. Oleh karena itu, seorang atasan seharusnya mengomunikasikan secara jelas pekerjaan apa yang didelegasikan kepadanya, apa saja tanggung jawabnya, hasil yang diharapkan, dan batas kewenangannya dalam mengambil keputusan,” jelas Utari.
Bagaimana jika delegasi itu tidak berhasil? Yang perlu diingat, delegasi itu pelimpahan tugas dan wewenang dari atasan kepada bawahan, tapi tanggung jawab tetap ada di tangan atasan. Jika terjadi kegagalan delegasi, atasan mesti mengevaluasi penyebab kegagalan, mungkin informasinya kurang, situasinya berbeda dengan yang diberikan oleh atasan sehingga butuh penanganan yang berbeda, dan lain sebagainya. Jika memang ternyata bawahannya belum mampu, tarik tanggung jawab itu atau berikan ia pendampingan.
“Gagal boleh, asal bisa diantisipasi dan tidak berisiko besar. Kegagalan itu proses belajar bagi bawahan. Dengan belajar, jika suatu saat ia menghadapai masalah serupa, ia bisa mengambil keputusan dengan tepat,“ kata Utari.
Utari menambahkan, indikasi delegasi yang sukses adalah pekerjaan itu selesai tepat waktu sesuai dengan target yang diharapkan atasan, dan bawahan yang melakukannya merasa puas dengan hasil kerjanya serta merasa berkembang dan mendapat sesuatu dari delegasi itu. (f)
