Konon ’Ratu lunch meeting’, Robin Jay, penulis buku The Art of Business Lunch, yang juga praktisi periklanan asal Las Vegas, Amerika Serikat, telah melakukan lebih dari 3.000 lunch meeting dengan ribuan klien. Pertemuan tersebut telah mendongkrak angka penjualan perusahaannya hingga lebih dari 2.000 persen.Agar sukses mencapai kesepakatan dalam jamuan makan siang ini, konsultan karier dari Experd, Sylvina Savitri, menjelaskan hal-hal yang perlu Anda ketahui sebelum mengundang atau hadir dalam lunch meeting.
Agendanya: Apa Saja
Agenda pembicaraan dalam lunch meeting tidak terbatas, berbagai macam hal mengenai pekerjaan bisa dijadikan topik.
Lebih Kasual, Lebih Akrab
Suasana meeting yang lebih kasual juga membuka kesempatan untuk mengenal seseorang lebih dalam. Menurut Robin, banyak orang senang hadir dalam lunch meeting, karena mereka seperti punya waktu untuk lepas sejenak dari rutinitas di belakang meja.
Etika Mengundang
Lunch meeting biasanya lebih informal. Jadi, umumnya undangan dilakukan melalui telepon. Ada baiknya mengecek terlebih dulu apakah klien merasa nyaman dengan format lunch meeting.
Di Mana?
Konsultasikan beberapa alternatif tempat kepada klien dan perhatikan karakteristiknya. Misalnya, apakah ia vegetarian, atau alergi terhadap jenis makanan tertentu. Hindari tempat yang berisik dan bisa mengganggu diskusi. Restoran yang Anda pilih, tak hanya merefleksikan karakter dan kepribadian Anda, tetapi juga perusahaan Anda.
Siapa Yang Bisa Ikut?
Pastikan hanya orang yang terlibat dalam agenda meeting yang hadir bersama Anda. Perhatikan juga siapa saja dari pihak klien yang ikut, jadi setiap hal bisa dibahas oleh orang-orang yang kompeten dari kedua belah pihak. Jumlah peserta idealnya tidak lebih dari 6 - 8 orang, supaya suasana meeting tetap terjaga
Makan Atau Meeting Dulu?
Jika pertemuan dilakukan pada pukul 10 atau 11, maka meeting dilakukan terlebih dahulu, baru makan. Kalau pertemuan dilakukan pukul 12, ajaklah klien untuk makan dulu, dilanjutkan dengan meeting.
Apa Dress Code-nya?
Tak perlu repot dengan pakaian, yang penting penampilan Anda sopan dan tidak terlalu menarik perhatian. Menyesuaikan pakaian dengan pihak klien sebagai upaya merespek mereka, sekaligus cara agar kita merasa percaya diri berhadapan dengan mereka.
Etika Jamuan Makan
Pengundang tentunya diharapkan lebih berinisiatif untuk menawarkan makanan dan minuman kepada yang diundang. Ingat, Anda tidak boleh kelihatan pelit, misalnya hanya memesan minuman saja. Lunch meeting berarti ada hidangan utama, makanan pembuka, dan penutup. Usahakan agar jumlah makanan yang dipesan ’setara’ dengan pesanan klien. Berhentilah makan, saat semua sudah selesai makan.
Siapa Yang Bayar?
Etikanya, yang mengundang yang membayar. Kalau Anda kurang nyaman ditraktir, cukup katakan, ”Lain kali saya yang traktir, ya!”
Setelah Meeting Berakhir
Kirimkan ucapan terima kasih melalui surat atau surel (surat elektronik, e-mail), segera setelah pertemuan itu, sebelum klien melupakan Anda di antara kesibukannya yang segudang. Kirimkan notulen (jika ada) dari hasil pertemuan paling lama dua hari setelahnya. Eksekusikan segera apa yang menjadi tanggung jawab Anda. (f)
