Cewek aktif seperti kita tentulah sedang giat-giatnya bekerja—mumpung sedang dalam usia produktif. Namun, nggak jarang kita merasa kekurangan waktu. Berikut 20 cara agar tidak kekurangan waktu bekerja dari konsultan karier Eliza Carolina.

1.    Setting alarm di pagi hari dengan lagu upbeat—makin ngagetin makin bagus. Tujuannya: agar kita terbangun dengan cepat sehingga nggak terlambat.
2.    Jika biasanya bangun saat matahari sudah mulai muncul, usahakan bangun lebih awal. Makin pagi kita berangkat, makin sedikit waktu yang dihabiskan di jalan.
3.    Manfaatkan waktu di perjalanan menuju kantor untuk membaca file-file yang perlu di-follow-up.
4.    Di perjalanan atau kantor, dengarkan lagu-lagu upbeat agar semangat dan mood lebih positif.
5.    Bagi tugas berdasarkan prioritas. Beri tanda U untuk urgent, I untuk important. Lakukan tugas yang urgent sekaligus penting dulu, baru kerjakan tugas penting namun tidak urgent. Sedangkan tugas urgent namun tidak penting, misalnya atasan minta dicarikan arsip lama, bisa jadi prioritas berikutnya.
6.    Cari tahu, deh, waktu terbaik kita untuk bekerja. Jika selama ini kita merasa di pagi hari adalah masa paling produktif, segera lakukan tugas yang paling menguras pikiran dan mental sebelum jam makan siang. Setelahnya, barulah kerjakan tugas-tugas yang lebih ringan.
7.    Godaan untuk membuka link video yang dikirimkan teman mengenai artis idola kita memang berat, tapi belajarlah untuk menahan diri. Apalagi jika kita sedang mengerjakan tugas urgent dan penting. Lakukan itu di jam makan siang atau begitu kita terjebak macet di perjalanan pulang.
8.    Buatlah deadline tugas lebih awal dibandingkan dari yang ditentukan atasan. Kita pun terhindar lembur menjelang deadline.
9.    Coret hal-hal yang sudah kita lakukan dari dalam daftar to-do list. Ini bisa memberi kita kepuasan sehingga termotivasi untuk segera menyelesaikan tugas lainnya.
10.    Menjelang pulang kantor, buatlah catatan mengenai hal-hal yang perlu dilakukan esok hari. Untuk kegiatan hari Senin, catat agendanya di Jumat sore. Jadi di hari H, kita nggak buang-buang waktu berpikir harus mengerjakan apa dan nggak melewatkan sesuatu.
11.    Cobalah disiplin terhadap jam pulang kantor. Tanamkan di benak kita untuk mengejar kereta pukul 17.45. Ini bisa memotivasi kita untuk pulang tepat waktu, tuh.
12.    Jika memperoleh email-email tidak penting seperti promo produk atau gosip kantor, cukup baca sekali dan segera hapus agar tidak memenuhi inbox. Email nggak numpuk, kita pun nggak kehabisan waktu untuk memilih email-email yang mesti dihapus.
13.    Segera balas email-email yang butuh direspon. Jika menundanya, kita akan lupa dan berisiko timbul masalah di kemudian hari.
14.    Bikin folder untuk email-email yang berkaitan dengan proyek kantor. Jadi, kita nggak bingung mencarinya jika sedang membutuhkan.
15.    Berhentilah berlangganan newsletter yang nggak penting—hanya memenuhi inbox dan kita pun menghabiskan waktu berharga untuk menghapusnya.
16.    Buatlah template untuk semua dokumen yang kita pakai secara reguler. Misalnya surat, fax, kontrak, laporan pengeluaran, dan proposal. Nggak buang-buang waktu untuk setting ulang, deh.
17.    Berikan label dengan judul presentasi atau acara kantor di CD. Ini mempermudah kita jika diminta bos untuk mencari file-file lama.
18.    Kurangi intensitas berdiskusi lewat telepon kecuali urgent. Beralihlah ke email—selain bisa langsung ke poin diskusi, juga bisa menyimpan kronologisnya.
19.    Sebelum menelepon rekan atau klien, catat poin-poin yang ingin dibicarakan. Kita bisa menghemat waktu, tuh, alias nggak perlu berbicara terlalu lama.
20.    Jika pembicaraan via telepon nggak juga menghasilkan apa pun, segera selesaikan pembicaraan. Lebih baik follow-up setelah ada perkembangan. (f)

 

---

Topic

#produktivitaskerja

---